Giới thiệu về email (hay thư điện tử)

Tìm hiểu email là gì và cách thức hoạt động của nó, đồng thời nhận một số mẹo về các cách sử dụng khác cho địa chỉ email của quý vị.

Email là một dịch vụ nhắn tin trên internet giống như sự kết hợp giữa gửi điện tín và gửi thư:

Email được gửi miễn phí
Quý vị cần một kết nối internet có sẵn
Email tiêu thụ rất ít dữ liệu internet
Quý vị cần dung lượng dữ liệu có sẵn trên gói internet gia đình hoặc di động để sử dụng email
Email được truy cập thông qua địa chỉ email và mật khẩu mạnh
Quý vị có thể sử dụng địa chỉ email để đăng nhập vào mọi thứ trực tuyến và như là định danh trực tuyến chính của mình.

Một email có thể bị những kẻ lừa đảo giả mạo giống như thật. Chỉ mở email từ những người quý vị tin tưởng và xóa những email có vẻ khả nghi. Ngân hàng của quý vị và chính phủ Úc sẽ không bao giờ yêu cầu quý vị cung cấp mật khẩu hoặc thông tin cá nhân qua email.

Email được gửi và nhận thông qua một dịch vụ

Để sử dụng email, quý vị cần chọn một dịch vụ email. Chúng có thể miễn phí hoặc có các chọn lựa đăng ký với nhiều tính năng hơn. Một số dịch vụ miễn phí phổ biến bao gồm Gmail (của Google), Outlook (của Microsoft) và Yahoo Mail.

Địa chỉ email (email address) là gì?

Địa chỉ email bao gồm tên người dùng (username), ký hiệu đặc biệt @ (phát âm là at), và tên dịch vụ email, chẳng hạn như gmail.com hoặc yahoo.com. Thí dụ: james@tada.com.au

Một địa chỉ email không phân biệt chữ hoa chữ thường, nhưng phải được đánh vần chính xác:

JAMES@tada.com.au và james@tada.com.au được coi là một địa chỉ giống nhau, nhưng jame@tada.com.au thì không.
Khi quý vị nhấp vào Gửi (Send) trong dịch vụ email của mình, email sẽ được gửi đến địa chỉ qua internet.

Khi quý vị gửi một email, nó sẽ được chuyển vĩnh viễn đến địa chỉ email của người nhận. Không thể truy xuất email đã gửi.

Một số thuật ngữ và chức năng email quan trọng

Tất cả các dịch vụ email đều sử dụng các thuật ngữ sau, chỉ có vài biến thể và khác biệt nhỏ:

Hộp thư (Mailbox): nơi lưu trữ tất cả email của quý vị, và quý vị truy cập bằng địa chỉ email và mật khẩu của mình
Thư mục (Folder): đôi khi được gọi là Nhãn (Label), là một phần trong Hộp thư mà quý vị có thể sắp xếp email vào đó
Hộp thư đến (Inbox): một thư mục đặc biệt hiển thị các email mới và chưa đọc
Thư mục đã gửi (Sent Folder): khi quý vị gửi email, một bản sao sẽ được đặt trong thư mục này để quý vị tham khảo
Các mục đã xóa (Deleted Items) : đôi khi được gọi là Rác (Trash) hoặc Thùng rác (Bin) và nơi chứa các email đã xóa
Từ (From): xuất hiện ở đầu email để cho biết ai đã gửi email đó cho quý vị
To (Đến): hiển thị người nhận email quý vị đã gửi
Soạn thư (Compose): đôi khi được gọi là Email mới (New Email), đây là một nút trong dịch vụ email, quý vị có thể nhấp vào để bắt đầu viết một email mới
Trả lời (Reply): bấm vào đây để trả lời email
Chuyển tiếp (Forward): đôi khi được viết là Fwd, điều này cho phép quý vị gửi email tới người khác
CC: viết tắt của Carbon Copy, đây là khi quý vị nhập nhiều địa chỉ vào trường Đến (To) để gửi email cho nhiều người cùng lúc
BCC: viết tắt của Blind Carbon Copy, ẩn các địa chỉ email để mọi người không thể biết quý vị đã gửi email cho ai
Thư rác (Spam): đôi khi được gọi là Email rác (Junk email), đây là email không mong muốn, thường là quảng cáo. Dịch vụ email của quý vị sẽ sắp xếp thư rác vào thư mục thư rác mà quý vị có thể bỏ qua. An toàn nhất là không bao giờ mở thư rác và không bao giờ chuyển tiếp nó cho bất kỳ ai.

Cách kiểm tra email của quý vị trên máy tính

Để cập nhật email của quý vị hoặc gửi email mới:

Đăng nhập vào máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của quý vị và mở trình duyệt mạng của quý vị.
Chuyển hướng đến trang mạng email của quý vị (ví dụ: https://mail.google.com).
Đăng nhập bằng địa chỉ email (email address) và mật khẩu (password) của quý vị.
Hộp thư đến (Inbox) của quý vị sẽ xuất hiện, và các email mới hoặc chưa đọc sẽ được in đậm.
Sử dụng trang này để đọc, viết, chuyển tiếp hoặc trả lời email.

Trình duyệt là một cách an toàn để đọc email vì vi-rút được giữ lại bởi các tính năng bảo mật của trình duyệt và phần mềm chống vi-rút của máy tính (nếu quý vị có). Các tập tin đính kèm email cũng được dịch vụ email của quý vị sàng lọc trước để tìm những nội dung xấu, nhưng quý vị cũng nên quét chúng bằng phần mềm chống vi-rút của máy tính trước khi mở.

Duy trì sử dụng email an toàn

Có một số biện pháp phòng ngừa cần thực hiện khi sử dụng email để giữ an toàn cho máy tính của quý vị, và quý vị:

Xóa email không mong muốn hoặc đáng ngờ. Những kẻ lừa đảo nhắm mục tiêu các địa chỉ email một cách ngẫu nhiên vì email được gửi miễn phí.
Không bao giờ cung cấp mật khẩu hoặc chi tiết cá nhân qua email. Các công ty và tổ chức hợp pháp sẽ không bao giờ yêu cầu những chi tiết này qua email.
Sử dụng một mật khẩu mạnh duy nhất. Không sử dụng mật khẩu email của quý vị cho bất kỳ dịch vụ nào khác.
Sử dụng một email thứ hai. Điều này có thể giúp giảm lượng thư rác hoặc email không mong muốn mà quý vị nhận được ở địa chỉ email chính của mình.
Hủy đăng ký (Unsubscribe) nhận bản tin (newsletter). Một số doanh nghiệp sẽ gửi bản tin qua email, điều này có thể gây phiền nhiễu. Nếu không thể hủy đăng ký, quý vị có thể chuyển tiếp một bản sao của thư rác đến report@submit.spam.acma.gov.au.